Baierbrunn (kkdp)·Warum es produktiver ist, gezielt eine Aufgabe nach der anderen zu bearbeiten

Beim Frühstück die Mails durchgehen, während der Videokonferenz schon das nächste Projekt bearbeiten, während eines Meetings E-Mails lesen: Wer versucht, vieles gleichzeitig zu erledigen, ist schnell gestresst. "Man hat das Gefühl, dass man supereffizient ist, wenn man mehrere Dinge gleichzeitig macht", sagt Professorin Andrea Kiesel vom Institut für Psychologie an der Albert-Ludwig-Universität Freiburg. "Untersuchungen zeigen aber, dass das eine Selbsttäuschung sein kann." Das Gesundheitsmagazin "Apotheken Umschau" stellt Techniken vor, wie wir mit Monotasking gelassener werden.

E-Mails sind einer der größten Zeitfresser

Springen wir zwischen mehreren Aufgaben hin und her, zwingen wir unser Gehirn, immer wieder die Informationen für die jeweilige Aufgabe abzurufen. Die Folge: Wir fühlen uns schneller erschöpft, wissen gar nicht mehr, wo uns der Kopf steht. Oder was wir eigentlich alles gemacht haben. Die Gegenbewegung dazu lautet Monotasking - gezielt eine Aufgabe nach der anderen bearbeiten. Diese Methode soll produktiver machen und uns mehr Zeit schenken.

Zum Beispiel, indem wir Störfaktoren ausschalten. Einer der größten Zeitfresser sind E-Mails und andere Benachrichtigungen. Sie unterbrechen den Gedankenfluss, lösen Stress aus und ziehen nicht selten neue Aufgaben nach sich. Deshalb sollte man versuchen, sich zumindest phasenweise nicht stören zu lassen. Stellen Sie zum Beispiel den Mitteilungston aus, auch Push-Benachrichtigungen am Smartphone lassen sich abschalten. Für manche kann es auch sinnvoll sein, den Posteingang für einen gewissen Zeitraum zu schließen.

Prioritätenliste hilft, den Überblick zu bewahren

Hilfreich ist auch, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen. Damit entlasten Sie Ihr Gehirn, weil Sie nicht ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her springen müssen. Planen Sie also feste Zeiten ein, in denen Sie bestimmte Aufgaben bündeln. Wenn Sie beispielsweise schon einmal den Telefonhörer in der Hand haben, könnten Sie auch gleich noch die zwei anderen wichtigen Telefonate erledigen.

Eine Prioritätenliste hilft ebenfalls, den Überblick zu bewahren. Überlegen Sie also, welche Aufgaben an diesem Tag Vorrang haben - und in welcher Reihenfolge Sie diese abarbeiten wollen. Das gibt Struktur und hilft dabei, sich nicht zu verzetteln. Wer die Punkte kurz vor Arbeitsschluss schriftlich festhält, schafft Ordnung im Kopf und kann unbeschwerter in den Feierabend starten. Am nächsten Morgen reicht dann ein kurzer Blick auf die Liste, um zu wissen, was zu tun ist. Achtung: nicht zu viele Punkte auf die Liste schreiben!